COLUMお役立ちコラム
kintoneを使った在庫管理の方法と導入メリット
在庫管理はビジネスを円滑に進めるために重要な業務です。しかし、紙やエクセルなどのアナログ管理ではデータの更新に時間がかかり、ミスが起こりやすくなります。
本記事では在庫管理の精度を上げたい企業のために、クラウドサービスkintoneを使った在庫管理の方法と導入メリットについて詳しく解説します。導入までのサポートをしてくれるサービスも詳しく紹介しているので是非参考にしてください。
【この記事で分かること】
・kintoneの導入で在庫管理がどう変わるのか
・プラグインなしでkintoneで在庫管理する方法
・プラグインを使ったkintoneの在庫管理アプリの作り方
kintoneの導入で在庫管理はどう変わる？
kintoneを導入することで、在庫管理業務はどのように変化するのでしょうか。ここからは、kintoneを使った際の在庫管理で得られる以下3つのメリットを詳しく見ていきます。
- 常に最新の在庫状況を把握できるようになる
- ヒューマンエラーやケアレスミスが減り適正な在庫数を維持しやすくなる
- 場所やデバイスを問わず入力・確認ができるようになる
常に最新の在庫状況を把握できるようになる
kintoneはクラウドサービスなので、紙やエクセルなどのアナログ管理で発生しがちなデータの更新ラグがありません。アナログ管理では最新の在庫表を把握するのに時間がかかるときがありますが、kintoneはシステムを開けば最新の状態をすぐに確認できます。
リアルタイムかつ迅速に在庫状況を把握できるようになるので、適切な在庫管理が可能です。
ヒューマンエラーやケアレスミスが減り適正な在庫数を維持しやすくなる
発注点を設定すれば、在庫数が発注点を下回るとアラートが表示されるため、発注漏れの心配がなくなります（標準機能ではアラートの表示はされないため別途プラグインの設定が必要）。商品マスタアプリで各製品の製造に必要な原材料とその数を設定しておくことで、製品の出庫数から現在の原材料数を自動で算出することも可能です。
手計算の回数が大幅に減るため、ヒューマンエラーの防止と適正な在庫数の維持に役立ちます。
場所やデバイスを問わず入力・確認ができるようになる
アナログ管理している場合、管理場所に行かなければ在庫状況を確認できません。しかしkintoneは、インターネット環境があれば場所を問わず入力・確認が可能です。スマホやタブレットがあれば、どこでも在庫状況を確認できます。
kintoneは棚卸作業時の紙への記入やExcelへの転記といった手間を省き、モバイル端末で直接データを入力できるため、業務効率化・転記ミスの防止につながります。
プラグインなしでkintoneで在庫管理する方法
簡易的な在庫管理はアプリのみでも可能ですが、複雑な処理が必要となる在庫管理についてはプラグインが必要となります。ここではまず、kintoneの標準機能を使った在庫管理の方法をみていきましょう。
プラグインを使った構築方法については後述します。
1商品に対して1レコードを登録する方法
1商品（原材料）を1レコードとして登録する場合は、まず「在庫マスタアプリ」に商品・原材料を登録しておき、「在庫管理アプリ」を使って入出庫を登録しましょう。
IF関数を使って入庫はプラス、出庫はマイナスと組んでおくと、現在の在庫数が自動で算出されます。「備品在庫管理アプリ」を使っても同じような仕組みを構築可能です。
複数商品を1レコードに登録する方法
複数商品を1レコードとして登録できる方法もあります。「製品」「入出庫の区分」「増減の数量」の欄を設けたテーブルを組み、IF関数を使って入庫はプラス、出庫はマイナスと組みます。そのうえで集計機能を設定すれば、一定期間の入出庫をまとめて登録できるようになります。
複数商品を一括で管理する場合に便利な方法と言えるでしょう。
プラグインを使ったkintoneの在庫管理アプリの作り方
ここからはプラグインを使ったkintoneの在庫管理アプリの作り方を解説します。プラグインを活用することで、より高度な在庫管理が可能です。
0.kintoneでの在庫管理に役立つプラグイン（無料）
在庫管理に使用するプラグインは以下の2つです。
- 在庫管理プラグイン（TIS）
- 関連サブテーブル一覧表示プラグイン（TIS）
在庫管理プラグイン（TIS）
TISの在庫管理プラグインでは、商品/入出庫アプリを元に、在庫数を算出できます。ダウンロードは無料です。商品アプリ内に数値フィールドを設置すれば、発注点・適正在庫数割れのアラートを表示させることが可能です。
また、仕入れ単価となる数値・計算フィールドを設置すれば、在庫評価もできるようになります。
関連サブテーブル一覧表示プラグイン（TIS）
kintoneの標準機能では関連レコードを個別に確認する必要があります。ただし、テーブル形式のデータは関連レコードで見られないので注意しましょう。
「関連サブテーブル一覧表示プラグイン（TIS）」を使用すると、複数の関連レコードデータを一括してサブテーブル形式で表示できるため、確認や編集作業が効率化できます。
1.必要なアプリの作成・設定
「在庫管理アプリ」を作成するには、まず必要なアプリを作成・設定する必要があります。ここからは、「商品マスタアプリ」「入庫管理アプリ」「出庫管理アプリ」「在庫管理アプリ」の4つのアプリについて見ていきましょう。
商品マスタアプリの作成
「商品マスタアプリ」は、各商品の詳細情報を登録しておくデータベースです。商品名や仕入単価・販売単価などを登録する際、商品名を重複させてはいけません。
ここで発注点を登録しておくと、在庫数が発注点を下回った場合にアラートが出るようにできます。
入庫管理アプリの作成
商品の入庫を登録するアプリを作成します。商品名・入庫日・単価・数量などを設定しましょう。テーブル形式を使用すると複数商品を一括登録できるので効率的です。
商品名はルックアップを使用して商品マスタアプリを参照するようにしてください。
出庫管理アプリの作成
「出庫管理アプリ」は商品の出庫を登録するアプリです。「入庫管理アプリ」を複製（再利用）しても問題ありません。
複製はkintoneアプリストアの「ほかのアプリを再利用」から可能です。
在庫管理アプリの作成
「在庫管理アプリ」は商品の在庫状況の把握・棚卸と管理に必要なアプリです。棚卸日・商品（ルックアップ）・棚卸時の数量・単価を設定します。
2.商品マスタアプリに「関連サブテーブル一覧表示プラグイン」を追加 
入出庫の履歴を商品に関連付けするために、「商品マスタアプリ」に「関連サブテーブル一覧表示プラグイン」を追加します。
- 「商品マスタアプリ」の設定画面を開き、「プラグイン」タブをクリック
- 「プラグインを追加する」ボタンをクリックし、「関連サブテーブル一覧表示プラグイン」を選択
プラグインの設定画面では「関連レコードアプリ」に「入庫管理アプリ」と「出庫管理アプリ」を指定します。「関連レコードフィールド」には商品名のルックアップフィールドを指定しましょう。設定が完了したら保存してください。
3.在庫管理アプリに「在庫管理プラグイン」を追加
各アプリの情報の集約のため「在庫管理アプリ」に「在庫管理プラグイン」を追加・設定します。
- 「在庫管理アプリ」の設定画面を開き、「プラグイン」タブをクリック
- 「プラグインを追加する」ボタンをクリックし、「在庫管理プラグイン」を選択
プラグインの設定画面では、「商品アプリ」に「商品マスタアプリ」を、「入庫アプリ」に「入庫管理アプリ」を、「出庫アプリ」に「出庫管理アプリ」を指定します。また各アプリの必要なフィールドも指定しましょう。設定が完了したら保存してください。
4.アプリに必要なフィールドの設定
「在庫管理アプリ」には3つのフィールドを設定します。
- 棚卸日の日付
- 商品アプリのルックアップ
- 棚卸実地数量の数値
5.プラグインの各フィールドの指定
最後に、以下の操作のプラグインで各フィールドを指定すれば設定は完了です。
- 「在庫管理アプリ」の設定画面を開き、「在庫管理プラグイン」の設定を選択
- 「商品マスタアプリ」のフィールドマッピングで、商品コード、商品名称、在庫数をそれぞれ指定
- 「入庫管理アプリ」「出庫管理アプリ」のフィールドマッピングで、商品コード、入出庫数量、入出庫区分をそれぞれ指定
- 「表示設定」で表示するフィールドを指定
- 設定を保存
kintoneでの在庫管理の注意点
ここからは、kintoneで在庫管理をする際の2つの注意点を解説します。
データ量や更新頻度が多くなるとリクエストの処理時間が長くなる
在庫管理が必要な商品点数が多い、データの更新頻度が高いなどの場合、性能の関係で処理の遅延が生じる可能性があります。事前に管理対象となる商品点数や、想定される更新頻度を考えて性能上の問題が発生しないか確認しておいてください。
kintoneの処理性能に不安がある場合は、事前にサイボウズ社、または導入支援の会社に相談してみるのがおすすめです。
複数人同時にレコードの編集はできない
複数人が同時に同じデータを編集した場合、1名のデータ更新だけ有効になり、その他は再入力を促されます。更新の担当者数が多くなる場合は、運用ルール策定の段階で編集のタイミングが重ならないよう仕組み化をしましょう。
たとえば、担当者ごとに編集時間帯を分けるなどの工夫が考えられます。
kintoneを使った在庫管理の事例
実際にkintoneを使って在庫管理を行っている企業事例を3つご紹介します。kintone導入のイメージを膨らませる参考にしてみてください。
社会福祉法人 函南町社会福祉協議会（トムス支援法人様）
函南町社会福祉協議会では、ボランティア活動支援や福祉教育、福祉車両や福祉用具、ベビーキッズ用品の貸し出しなどを行っています。それまで管理業務の大半を紙メインで行っていましたが、必要な台帳を探すのに時間がかかることが多くありました。
kintone導入後は物品貸し出し管理が劇的に改善されました。具体的には、物品の在庫の管理やどの物品を誰に貸し出しているのかがすぐに確認できるようになったのです。また貸し出し申請に対する決定通知の自動化もできるようになり、業務効率が大幅に改善しました。
＞＞社会福祉法人 函南町社会福祉協議会様「アナログな情報管理をkintoneで変える」
神戸製鋼所
神戸製鋼所は、溶接に関連したさまざまなサービスや製品を展開している企業で、なかでも茨城工場は、溶接材料生産工場の拠点です。
茨城工場では、創業以来、材料管理台帳などの在庫管理業務を紙台帳で管理していましたが、作成に時間がかかり、作業者の大きな負担になっていました。また、転記ミスや指示遅れなどの問題も顕在化していました。
業務の効率化に向けてさまざまな仕組みを検討した結果、社外からでも業務推進に支障が出ないようにできるkintoneの導入を決定。これまで紙台帳で行っていた作業をクラウド化し、材料に貼られたQRコードを読み取るだけでkintoneアプリに自動入力されるようになり、転記作業の負担軽減に成功しています。
神戸製鋼所 – kintone（キントーン）導入実績30,000社 – 導入事例 | サイボウズの業務改善プラットフォーム
KFカーバイドジャパン
KFカーバイドジャパンは、タングステンカーバイドの輸入や販売を行っている企業です。
創業以来、顧客管理や受発注、在庫管理などはエクセルで行っていましたが、事業拡大に伴う社員の増加により限界を迎えつつあったため、新たな仕組みの導入を決定。ドイツにある親会社は大手システムの導入を勧めてきましたが、コスト面などの問題もあり、kintoneを導入することにしました。
システム導入後は、従業員全員がkintoneへ情報を入力する形で運用しています。在庫管理だけでなく、受発注管理や顧客管理をはじめとする、業務の一連のプロセスがすべてkintone上で行われるようになりました。紙で届く情報をエクセルに転記するといった業務がなくなり、場所を選ばずどこでも仕事ができるようになったことで、業務効率は大きく向上しました。
＞＞KFカーバイドジャパン – kintone（キントーン）導入実績30,000社 – 導入事例 | サイボウズの業務改善プラットフォーム
日清食品グループ
日清食品グループは、カップラーメンや袋めんなどインスタント食品の製造・販売を中心に食品事業を展開している大手企業です。
日清食品グループでは、これまで捺印する必要があった決済や申請承認業務などを、kintoneでシステム化しました。これにより迅速な承認が可能になり、作業効率の大幅な向上につながっています。
また、工場内における業務報告書等の回覧や、開発部門がこれまでエクセルで行っていた商品開発のプロセス管理などもkintoneに集約し、業務のデジタル化を進めています。
システム導入は、現在グループの中核である日清食品を中心に進めていますが、今後は主要グループ企業5社への展開も含め、さらに拡大していく予定です。
日清食品グループ – kintone（キントーン）導入実績30,000社 – 導入事例 | サイボウズの業務改善プラットフォーム
kintoneでの在庫管理に関するよくある疑問
kintoneで在庫管理を行う際によくある疑問についてお答えします。在庫管理システムの導入を検討する際の参考にしてください。
バーコードやQRコードを読取・生成するには？
拡張機能を活用することで、kintoneでもバーコード化が可能です。「Frontier」「Pittaly」などの外部ツール連携、バーコード読み取りプラグインなどによって実現できます。
在庫管理のバーコード化についての詳細は以下のページで詳しく解説しています。
kitone導入前に必要な準備は？
導入前の段階で必要な機能を洗い出しておきましょう。標準的な機能だけで事足りる場合は、すでに存在するkintoneのプラグインなどを導入すれば解決できます。
一方、業務フローが複雑で、独自のシステムを構築する必要がある場合には開発会社への依頼が必要です。その点も踏まえ、費用対効果が合うのか検討しましょう。
また在庫管理システムは実装後、関係者全員が適切に使用できる必要があります。社内での運用ルールの策定や、扱うスタッフの指導・トレーニングも行いましょう。
トムスはkintoneの導入から活用、 kintoneを使ったシステム開発まで伴走支援します
本記事ではkintoneを使った在庫管理の方法と導入メリットについて詳しく解説しました。kintoneを導入すると、常に最新の在庫状況を把握でき、ヒューマンエラーやケアレスミスも減らせるなど多くのメリットがあります。
kintoneの標準機能だけでも在庫管理は可能ですが、プラグインを活用することでより高度な管理が実現できます。kintoneを使った在庫管理に取り組む企業も増えており、業務効率化や生産性向上に役立つでしょう。
在庫管理システムの導入にはいくつか注意点もありますが、事前の準備を十分に行えば問題なく運用できます。在庫管理の効率化を目指す企業は、ぜひkintoneの導入を検討してみてください。
トムスは、kintoneの導入からシステム開発まで伴走支援します。kintoneを使った在庫管理システムの構築をご検討中の方は、お気軽にご相談ください。