COLUMお役立ちコラム
kintoneのガントチャートでタスク管理・スケジュール管理を効率化！
タスク・スケジュール管理には各タスク進捗だけでなく、プロジェクト全体の管理が必要です。しかしExcelだけでは作業も非効率的で、管理が難しいと感じる企業も多いでしょう。
今回はkintoneのガントチャートを活用して行うタスク管理のメリットを紹介します。導入に必要なおすすめのプラグインも紹介しているので是非参考にしてみてください。
kintoneのガントチャートでスケジュール管理を行うメリット
kintoneを既に導入している企業にとって、kintoneのガントチャート活用には大きなメリットがあります。まずは主なメリット3つをみていきましょう。
- 脱Excelが可能
- タスク管理アプリやプロジェクト管理アプリだけで完結できないスケジュール管理が可能に
- kintoneのマスタアプリの情報を参照できる
脱Excelが可能
kintoneのガントチャートでは、レコードの内容がリアルタイムでガントチャートに反映されます。クラウドでの一元管理によって常に最新の情報を確認できるため、メンバー間の認識齟齬を防ぐことが可能です。それぞれのタスクのリアルタイム更新・同時編集もスムーズに行えます。
以前は、ガントチャートの作成と管理にExcelが広く用いられていました。しかしExcelではファイルサーバー上でのリアルタイム更新や同時編集が難しく、規模や性質の異なるタスクに優先順位をつけて管理することに苦労した企業も多いはずです。
kintoneのガントチャート活用はExcelのリアルタイム更新や同時編集の難しさを解消し、円滑にプロジェクト管理できます。
タスク管理アプリやプロジェクト管理アプリだけで完結できないスケジュール管理が可能に
kintoneでガントチャートを活用することで、タスク管理アプリとプロジェクト管理アプリの機能を補完し合うことができ、プロジェクト管理を一元化できます。ガントチャートを使用しない場合、各メンバーが抱えているタスクをそれぞれ集約し、進捗を可視化する手間と時間がかかってしまいます。
タスク管理アプリは、個別のタスクを管理するに留まります。そのため、プロジェクト全体の作業の流れの中でどこに遅れが出ているのか気づきにくく、進行に影響を及ぼす可能性も少なくありません。
一方、プロジェクト管理アプリは、プロジェクトの体制やスケジュール、その対応状況を管理するためのツールです。タスク管理アプリだけでは把握しにくいプロジェクトの進捗を把握するのに長けています。
kintoneでガントチャートを活用すれば、タスク管理アプリとプロジェクト管理アプリの両方のいいとこ取りができます。そのため、プロジェクトの一元管理が容易になり、工程全体の管理と調整がしやすくなるでしょう。
kintoneのマスタアプリの情報を参照できる
kintoneのアプリ間連携を活用すると、マスタアプリの情報を参照してガントチャートに表示できます。つまりすでにkintoneを利用中の企業であれば、ガントチャートの導入に必要なデータが既に存在しているわけです。
マスタアプリとの連携により、ガントチャート導入までのハードルを下げることができるのです。
kintoneのガントチャートプラグイン（無料・有料）
kintoneのガントチャート機能を実現するためには、プラグインの導入が必要です。
ここでは、無料・有料で利用できるおすすめのプラグインを紹介します。
無料プラグイン
無料で利用できるプラグインでも、多くの機能を備えています。ガントチャートの導入に費用をかけられない企業でも活用できる選択肢になるでしょう。
ガントチャートプラグイン
cybozu developer networkが提供するガントチャートプラグインを利用すると、レコードデータを基にガントチャートを簡単に作成できます。レコードデータとは、kintoneアプリ内で管理されている個々のタスクや案件の情報のことです。
具体的には、以下のような情報があります。
- タスク名
- 開始日
- 終了日
- 担当者
- 進捗状況
出典：cybozu developer network ガントチャートプラグイン – cybozu developer network
このプラグインの最大の魅力は、そのシンプルさにあります。どの案件のタスクをいつからいつまで実施すべきかが一目でわかるように設計されています。
ガントチャートの下には案件一覧が表示され、進捗状況や担当者に応じて色分けが可能です。そのため、プロジェクト全体の状況が把握しやすいでしょう。設定画面も直感的で使いやすく、各設定項目がどの部分に反映されるか視覚的に理解できます。
大項目や小項目、開始日時、終了日時など、表示するフィールドを自在に設定できるのもポイントです。タスクの詳細確認のために画面を切り替える必要もなく、効率的に進捗状況をチェックできます。
ただしタイトル部分の表示幅が固定のため、長い案件名やタスク名が途中で切れてしまう点に注意しましょう。
日程・工程・稼働表作成プラグイン
出典：TISが開発した、ドラッグ＆ドロップでガントチャートが作成できるプラグインです。複数のタスクを並べて一覧表示できるので、プロジェクト全体の進捗状況を俯瞰するのに適しています。タスクの開始日と終了日、タスク名の設定だけで直感的にチャート作成が行えます。
ドラッグ＆ドロップ操作により、タスクの新規登録、開始・終了日の変更、区分の変更などをスムーズに実行できます。詳細画面を開くことなく、プロジェクト全体の日程調整をできるのがメリットです。
データマーカーのペンシルボタンからは、より詳細なタスク管理が可能です。タスクの設定数が多い場合でも、他のTISのプラグインとの併用で作業を簡素化できます。
タスクの表示位置は期間に基づいて自動配置されるため、日付順などへの並べ替えはできない点に注意しましょう。また、複数のプロジェクトを同時表示して、相互の進捗を比較することもできます。
設定したタスク情報をもとにプラグインに自動でガントチャートを生成してもらうことも可能です。
有料プラグイン
高度な機能を備えたプラグインの多くは有料となっています。しかしその分、より柔軟できめ細やかなガントチャート運用が可能です。
プロジェクト管理の効率化と品質向上を求める企業に適したプラグインを見ていきましょう。
KOUTEI
出典：cybozu
KOUTEIはkintone上のサブテーブルをガントチャート形式で表示し、プロジェクト管理を効率化する多機能プラグインです。利用料金は、月額10,000円または年額98,000円です。
KOUTEIの最大の特徴は、案件全体と個々のタスクの詳細な進捗の両方を同時に把握できる、二層構造の進捗管理にあります。
kintoneのサブテーブルフィールドでタスクを追加・削除・編集することでそれがガントチャート画面に反映されるようになり、タスク間の依存関係や進捗状況を一目で把握できるようになります。役職ごとに編集権限の設定もでき、セキュリティ面も安心です。
また、重要なマイルストーンの設定とその進捗管理機能が搭載されており、未着手や期限超過のタスクに対してはアラート表示がされます。そのため、見落としや遅延のリスクを未然に防ぐことが可能です。
直感的な操作感も特徴的で、ドラッグ＆ドロップでタスクの移動や期間変更が行えます。タスクをクリックすればポップアップで詳細情報の確認・編集が可能です。
大規模プロジェクトでも、ミクロとマクロの両面からしっかりと管理できます。
Crena ガントチャートプラグイン
出典：Crena
Crenaのガントチャートプラグインはkintoneのプロジェクト管理力を大きく向上させる有力なツールです。月額10,000円の利用料金で、高度な機能を利用できます。
視覚的に分かりやすいインターフェースで、マウス操作だけでタスクの移動や期間変更が可能です。レコードの追加、編集、複製、詳細確認は全てポップアップ表示で完結します。画面遷移なしで一連の作業が行えるため、煩雑さを感じることなくガントチャートを運用可能です。
関連するタスクやプロジェクトをカテゴリやチームごとにグルーピング表示可能なのも便利な機能です。プロジェクト全体を多角的に把握でき、状況に応じて表示を切り替えられます。グループを閉じれば、複数のスケジュールを1行で簡潔に確認できます。
出典：Crena
色分け機能により、進捗状況や優先度が一目で分かるようになっているのもポイントです。
フリーワード検索にも対応しており、必要な情報に素早くアクセスできます。
さらにモバイル端末への対応により、外出先からでもプロジェクトの進捗確認やタスク管理が行えます。場所を選ばずに利用できるため、柔軟な働き方を後押ししてくれるプラグインだと言えるでしょう。
kintoneのガントチャートでスケジュール管理を可視化して業務効率を行おう！
kintoneのガントチャートがスムーズな工程管理のために解決できる課題を紹介しました。
- タスク管理によるプロジェクトの停滞を防げる
- プロジェクト管理アプリでToDoが見えない状態を改善できる
- エクセルによる更新の不便さを解消できる
kintoneなら、スマホやタブレットでも更新できて、リアルタイムかつ漏れなくスケジュール管理ができます。タスク管理やプロジェクト管理アプリにより起きていたプロジェクトの停滞やToDo管理の煩雑化が解消できます。
スケジュール（工程）管理の効率化を図りたいと考えているなら、kintoneの利用を検討してみてください。