kintoneでできること・できないこととは？
導入検討のポイントも解説
kintoneは、独自のアプリを作成することで業務効率を改善するクラウドサービスです。実際に20,000社以上の企業がkintoneを導入し、業務効率改善や売上向上を実現しています。
さまざまな業種・業務に対応できるkintoneですが、万能ではありません。できること・できないことがあり、それを念頭に置いて利用することが大切です。
この記事では、kintoneでできること・できないこと、導入する際のポイント・注意点を解説します。導入を検討している方は、ぜひ参考にしてください。
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kintoneでできること・できないこととは？
kintoneは、システム上できることとできないことがあります。まずはkintoneではどのようなことができ（メリット）、どのようなことができない（デメリット）のか確認しておきましょう。
kintoneができること・メリット
kintoneはさまざまな業種や業務に対応できます。
アプリの作成や使い方も簡単で、プログラミングの知識やスキルがなくても導入できる点も多くの企業に選ばれる理由です。
具体的にどのようなことができるのか、どのように利用できるのでしょうか。ここでは、kintoneを導入するメリットとあわせてみていきましょう。
アプリを簡単に作成して、さまざまな業務に活用できる
kintoneでは、次のようなアプリを作成できます。
- 日々の業務内容や業務報告、所感などが記録できる日報
- 顧客情報から受注の確度や金額、活動履歴までを記録できる案件管理
- お客様から頂いた問い合わせ内容や対応履歴を記録できる問い合わせ管理
- 応募データや面接の進捗を共有できる採用面接管理
- 担当者や締め切り、進捗状況などをタスクごとに登録して共有できるタスク管理
- 交通費が発生した際に経費申請できる交通費申請
これらはあくまで一例であり、このほかにも自社の業務内容にあわせて独自のアプリを作成できます。
kintoneのアプリの作成に特別なスキルや知識は必要ないため、誰でも簡単に導入できるメリットもあります。
カスタマイズ性が高い
kintoneは、カスタマイズ性の高さもメリットです。カスタマイズの方法には、JavaScriptを使う方法や、他社のサービスと連携する方法、プラグイン（業種業務アプリパッケージ）を追加する方法があります。
kintoneでどのようなことを実現したいのか、解決したい課題に応じて必要な機能を選べるようになっています。
追加機能できる機能の一例は次の通りです。
- 帳票出力、見積作成
- 営業、顧客管理
- Webフォーム
- 経費精算、会計、請求管理
このほかにも200種類以上もの拡張機能が用意されており、さまざまなニーズに対応できます。
データを集積・管理できる
kintoneでは、会社内にあるデータの一元管理が可能です。ExcelやWord、PowerPointなどのデータはもちろん、さまざまなシステムでバラバラに管理されていたデータや紙資料まで、kintoneなら一括管理できるようになります。
膨大な量のデータも、フリーワード検索などを活用すれば、必要なデータをすぐに取り出すことが可能です。いつ誰がどのデータを更新したのかといった変更履歴も残るため、これまでの経緯の確認やデータの復元なども容易に行えます。
コミュニケーションツールとしても使える
kintoneは業務データの集約や管理のほか、コミュニケーションツールとしても利用できます。
「スペース機能」を使えば、集約したデータや資料をチームで共有したり、掲示板を作成したりできるため、チーム内のコミュニケーションも円滑に進められます。ゲストスペースを設ければ、kintone内で社外の人とも情報共有やコミュニケーションが可能です。
「ピープル機能」を使えば、kintoneを利用しているチーム外の人ともやりとりでき、部署などを超えた交流ができます。
モバイル対応可能
kintoneはモバイル対応で、社外でも利用可能です。
モバイルアプリを活用すれば、外出先やリモート勤務でも、すぐに進捗状況を入力したり、データを探したり、情報共有したりできます。
ランニングコストが比較的安価
kintoneはランニングコストの安さも魅力です。
利用するユーザー数によって利用料金は異なりますが、最低契約数の5ユーザーであれば月額7,500円、年間でも88,200円です。これにより、コストを抑えながら業務効率の改善を図りたいというニーズに応えられます。
サポート体制が充実
kintoneはサポート体制が充実しているため安心して利用できます。サポートは別料金のオプション対応となるサービスも多いですが、kintoneは充実したサポートがプランに含まれています。
kintoneができないこと・デメリット
kintoneはできることやメリットの多いサービスですが、システムの性質上、できないことやデメリットもあります。
外部システムやアプリ同士の連携が手間
kintoneではさまざまなアプリと連携することで機能を拡張できますが、アプリ同士を連携するには一つひとつ連携しなければならず、手間がかかります。
多くのアプリを運用する際には、システム全体を把握できていないと連携漏れが生じてしまい、実は連携できておらずに業務が進んでしまうといったトラブルに発展するおそれもあります。
事前にシステム全体の設計図を作ったり、トライアル期間を設けてチェックしたりするなどの対策が必要です。
拡張機能を利用するとコストが上がる
kintone単体のランニングコストは比較的安価ですが、拡張機能を追加するごとに利用料金が加算されます。
機能を追加すれば便利になりますが、コストは増えるため、本当に必要な機能なのかをよく考えて導入を決めなければなりません。
利用目的が決まっている場合には、その目的・業務に特化した専用のパッケージソフトやクラウドサービスを選んだほうが安く済むケースもあります。
アプリが機能ごとに乱立してしまう
kintoneは自社で簡単にアプリを作成できるのがメリットです。しかし、むやみにアプリを増やしてしてしまうと、無駄な作業を増やしてしまうおそれがあります。
システム全体として統制を取れていないと、同じ情報を管理するアプリが乱立したり、アクセス権の管理が混在したりするリスクがあります。各自でアプリを作成する場合は注意が必要です。
設計を誤るとデータ構造の破綻や動作不良を起こす
kintoneはドラッグ＆ドロップのみの簡単な操作でアプリを作成できます。しかし、アプリの設計にミスがあると、データ構造の破綻やアプリ自体の動作不良などの問題が生じてしまいます。
＜アプリの設計ミスにより生じうる問題の例＞
- マスターデータを適切に切り出さないことでデータが重複してしまう
- それぞれのデータにポイントとなる情報が存在しないことから連携や参照時に破綻してしまう
- 管理するはずのデータをテーブルとして制作した場合、集計や連携ができなくなる
プログラミングの専門知識がなくてもアプリを作成できるとはいえ、このような問題を回避するためにも、データベース設計の基本知識は最低限あったほうがよいでしょう。社内だけで対応が難しい場合には、専門業者などのサポートを受けることも大切です。
システム上連携の作業負担が大きくなるおそれがある
kintoneはすべての業務をカバーできるわけではありません。
kintoneを導入している企業でも、会計システムなど別のシステムも併用しているケースが一般的です。kintoneで入力したデータを併用しているシステムに連携するため、kintoneアプリを変更するとエラーになることも想定されます。
また、他のシステムとの連携はkintoneの自由度を低下させる要因です。連携のたびに動作に問題がないかチェックが必要になるため、システム担当者の負担が大きくなるおそれがあります。
業務効率を改善する領域を考えながら、既存のシステムとのすみ分けを考えるようにしましょう。
多くのデータ管理が得意でない
kintoneはシステムの性質上、大量のデータ管理は得意ではありません。1つのアプリにつき100万レコードほどに留めておかないと、不具合が生じるリスクがあります。
しかし、データ連携によって処理できるデータ上限を超えてしまうこともあり、不具合が生じれば業務にも支障が出かねません。
kintoneはあくまで業務を回すためのプラットフォームとして捉え、必要以上のデータは管理せず、大量なデータは別で保存・管理することをおすすめします。
＞kintoneとエクセルの違いは？データ視点で比較！
＞kintoneは使えない？使えないと言われている理由と活用ポイントを解説！
kintoneありきで業務改善をしない
さまざまな業務に利用できるkintoneも万能ではありません。kintoneはあくまで業務改善のひとつの手段であり、kintoneありきの対策とならないように注意しましょう。
kintoneの機能や制限を理解することはもちろん、他社サービスやプラグイン、そのコストなども把握した上で業務効率の改善や課題の解決につながる方法を考えることが大切です。
kintoneを導入すれば実現できることであっても、複雑なアプリ設計やカスタマイズが必要であればそれだけ手間や費用がかかってしまいます。導入するかどうかは、導入にかかる手間や費用以上の効果が期待できるかを基準に判断しましょう。
kintoneの導入に向いている企業とは
kintoneはどのような企業に向いているのでしょうか？ここでは、kintone導入で恩恵を受けやすい企業の特徴を解説します。
向いている企業
・自社の業務に合わせてアプリを開発したい企業
kintoneなら自社の業務に合わせてアプリを自由に作成できるため、機能が固定されたツールよりも使いやすい業務プラットフォームを開発できます。
・中小企業やスタートアップ企業
人員の少ない中小企業やスタートアップ企業など、一人の社員が部署をまたいで業務を兼務しているような企業に向いています。
kintoneなら営業、人事、経理などさまざまな部署のアプリを一元管理でき、部署をまたいだ情報共有や連携もスムーズに行えるからです。
・コストをできるだけかけずに始めたい企業
ランニングコストを節約しながら業務の効率化やデータの一元管理がしたい企業に向いています。
kintoneなら、月額7,500円（最低契約数である5ユーザー、スタンダードコース）または月額3,900円（同、ライトコース）から利用できます。
向いていない企業
・既存のSaaS機能に応じて、業務フローやプロセスなどを柔軟に変更可能である
柔軟に業務フローやプロセスなどを変更できる場合、kintoneを導入するよりもコストが抑えられ導入スピードも早くなります。
・複数のアプリや機能を必要としない
業務に複数のアプリや機能が必要ない場合、あらゆるアプリを一元管理できるkintoneはオーバースペックになるかもしれません。
必要な機能に特化した専門のツールのほうがコストを抑えられる可能性があります。
・費用対効果が見込めない
導入にかかる手間やコストに対して、業務改善効果があまり見込めない企業には向いていません。
kintoneでできること・できないことを把握して導入を検討しよう
kintoneは万能ではなく、できることとできないことがあります。また、プログラミングの知識がなくてもアプリを作成できるからといって、システム全体の設計を考慮せずむやみにアプリを増やすと、使いにくいシステムになりかねません。
せっかく導入するのであれば、できることとできないことを理解した上で、システムの統制がとれた、シンプルで使いやすいシステムを作り、業務改善を図りましょう。
そのためには、導入や運用を支援してくれるパートナーがいると安心です。
当社では、kintoneの導入から活用までをしっかりと伴走・支援しています。導入を検討している方で不安や疑問があれば、ぜひお気軽にお問い合わせください。