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中小企業のテレワーク３種の神器とは？

まずテレワークで意識しなければならないのは、オフラインと同様のコミュニケーションを維持する体制を整えることです。まず中小企業が導入するべき３種の神器は、「チャットツール」「オンライン会議システム」「オンラインストレージ」です。いつでもチャットで会話して、必要な時は、P C上で顔を合わせて会話して、必要な情報をいつでもどこでも取り出せて、誰にでも共有ができる状態と作るということです。詳しく見てみましょう。

 

チャットツール

まだまだ多くのかたがメールでのコミュニケーションをベースにしていますが、テレワークの環境下でのベースはチャットになりつつあります。個人のやりとりがメールからL I N Eに移行したように、簡単に言えばチャットでのコミュニケーションはメールよりも早くて、便利です。余計な枕詞は入れずに、用件だけを簡潔に伝えることができる、ファイルの添付も簡単で、必要な人をすぐにトーク内に招待できます。必要ときはすぐにオンラインで顔を合わせて１対１の会話までできてしまいます。おそらくメールでコミュニケーションをとっているのとチャットでコミュニケーションを取るのではコミュニケーションの量が倍以上変わってくるはずです。

ただしここで注意しなければならのは、チャットを導入しても、チャットに対するイメージを社員や経営者が共有できていないと、毎回結局堅苦しい挨拶を入れて、柔軟に人を招待することもせずチャットの良さを引き出せずに使わなくなるということがあります。チャットを使う場合は、上司や経営者が率先して噛み砕いた言い方や絵文字を使うなどしてライトなイメージと気軽さを作り出すことが重要です。この辺りは空気感の作り方が必要なので、方法論は会社ごとに異なってくるかもしれませんね。

ちなみに会社としてチャットを容認しないと社員が勝手に自分のアカウントでクライアントとやりとりを始めるなんてこともあるので会社公認のチャットを定めることも重要です。基本は、Chatwork、LineWorks、Slackaから2つ程度認めるのが良いかと思います。（クライアントがチャットツールを指定してくることがあるので複数準備が良いと思います。）

 

オンライン会議システム

オンライン会議システムは会議室に集まって会議をしていたものをオンライン上で実施するというものです。テレワークをしていても会議で出社しなければならないなんてことも多いかと思います。何かを決める会議と、何かを進める会議を分けても良いかと思っています。新しいことを決める会議は、多く方が様々な意見を自分のタイミングで発言するのでリアルの会議の方が合っていると思います。同時に多くのかたが喋ることも多いので、この辺りはリアル会議の得意な部分ですね。反対に決まったことを進めるための会議は、ある程度進捗の方向決めと、選択肢のチョイスだったりしますのでオンラインで進めても問題ありません。ファシリテーターが議事に沿って進めていくスタイルですね。こういった会議はオンラインの方が早く進みますし、雑談ないで実施されるので効率が良くなったります。この辺りで使い分けてもらえればと思います。

ツール選定については、社内の利用ツールに合わせてもらえればと思いますが、Meet(Google)、Zoom、Teams(maicrosoft)などが一般的ですね。相手から招待される際はU R Lをもらえれば会議環境に入れますので、自分が招待するツールを選んで導入できれば良いかと思います。

Meet(Google)　https://gsuite.google.co.jp/intl/ja/products/meet/
Zoom　https://zoom.us/jp-jp/meetings.html
Teams(maicrosoft)　https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/microsoft-teams/group-chat-software

 

オンラインストレージ

テレワークをする際にハードルになりがちなのが、ファイルサーバ関連です。データが会社にしかないので、出社しなければならない。こういった会社が多いと言われています。このファイルサーバをクラウドに持っていけない理由の一つがセキュリティである場合が多いのですが、ファイルサーバはサーバで一般企業のセキュリティ上にあるわけで、クラウドのオンラインストレージの会社のセキュリティと比較した際にどちらが安全かということです。また、ファイルサーバは災害に弱く、有事に破損すれば回復ができないという場合もあります。セキュリティやB C Pはどこにおいても完璧ということはありませんので、利便性と安全性と、冗長性のバランスを取らなければなりません。そうなったときにはクラウドストレージが選ばれる場合もあります。テレワークの場合は余計にそうですね。セキュリティのことがやはり気になる場合でも、本当に機密に関わることはクラウドに置かないという選択肢もあると思いますので柔軟に設計できればと思います。

さてツールですが、お勧めはDropBoxBusiness 、GoogleDrive です。チームでの仕事で使う場合にはDropBoxBusinessの方多くの機能を有しているので便利ですが、無料版で手軽にという場合はGoogleDriveでも良いかもしれません。この辺りも社内の環境次第で使い分けで良いかと思いますね。

GoogleDrive  https://www.google.com/intl/ja_ALL/drive/
DropBoxBusiness　https://www.dropbox.com/ja/business

 

まとめ

ここまで中小企業が使うべきテレワークツールの３種の神器をご紹介してきましたが、ツールは会社によってなんでもいいと思いますが、おそらくコスト的にも機能的にもマッチしたツールがあるはずです。それを早期に見つけて、社員のテレワークを止めないというのはとても重要なポイントです。中小企業、地方企業はツール選定から入ってしまい、車内風土やルールが伴わないせいで、結果仕事にスピードが落ちて、収益が減少するなんてことも

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