kintoneの使いにくいという評判は本当？導入するデメリットとは
kintoneは、プログラミング知識がなくても直感的に業務アプリを構築できる業務改善ツールです。簡単かつスピーディーに自社システムを作成でき、ほかのシステムとも容易に連動できる点が特徴ですが、一部では「使いにくい」という声もあります。
このような評判があると、kintoneの導入を検討している方は不安を感じるかもしれません。
そこで今回は、kintoneが使いにくいと言われているポイントやデメリット、円滑に運用するための対処法を解説します。
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kintoneの使いにくいと言われているポイント
kintoneには、一部のUIや設定などに使いにくい部分があるようです。具体的にどのような部分が使いづらいと言われているのか、その理由やデメリットを見ていきましょう。
見た目に問題があり使いづらい
kintoneにはホーム画面が1つしかありません。また、レイアウトをあまり変えられないため、アプリを探すのに苦労するという意見があります。特に多数のアプリを運用している場合、その傾向が強いようです。
kintoneはホーム画面のカスタマイズや複数のホームの設定・選択は難しいものの、UIのストレスを軽減する方法はあります。例えばアプリ探しの手間を軽減するため、ホーム画面に使用頻度の多いアプリのリンクを設置するといった方法です。
また、スペースと呼ばれる機能を活用すれば、サブのホーム画面のように使うことができます。
アクセス権が細かく設定できない
アクセス権が細かく設定できないという点も、kintoneの不満としてよく挙がるものです。しかし実際のところは細かな設定も可能です。kintoneのアプリで以下7つのアクセス権が設定できます。
- レコード閲覧
- レコード追加
- レコード編集
- レコード削除
- アプリ管理（アプリの設定変更や削除）
- ファイル読み込み（CSVファイルの読み込み）
- ファイル書き出し（CSVファイルの書き出し）
追加したユーザーや組織、グループに対して、上記7つの項目からアクセスを許可する操作にチェックを入れると、ユーザーごとに指定したアクセス権限が与えられます。これにより、権限のないユーザーがアプリの設定を変えたり、削除してしまったりするトラブルを未然に防げます。
項目の余白が大きい
kintoneの標準デザインでは、レコード一覧画面の列幅は自動調整されます。便利な機能ですが、一部の項目の余白が大きくなり、必要な情報が「…」と省略されてしまって見えづらくなってしまうのが欠点です。項目数が多くなるほど、それが顕著にあらわれます。
列幅はフィールド右側の境界線をマウスでドラッグすれば変更できますが、変更作業自体は必要になります。
また、見た目がシンプルですっきりしている反面、項目ごとに色分けをするといった機能が標準装備されておらず、デザインにこだわる企業にとっては物足りなく感じるかもしれません。
データ・アプリ間の自動連携が難しい
業務改善ツールのメリットは、外部のデータを1つのシステムに集約できることです。kintoneも外部サービスやアプリと連携して、自社に最適な使い方ができます。しかし、データの連携にはある程度の専門知識が必要で、難しいと感じる方もいるようです。
それならばクラウドでExcelファイルを共有したり、Googleスプレッドシートを使ったりしたほうが楽に感じる方もいるでしょう。kintoneの機能を活かしてスムーズに運用するには、専門知識を持った担当者や外部のサポートが必要といえます。
アプリが整理できない
kintoneはエンジニアでなくても、業務アプリを作成できる点が魅力です。簡単に作れることからどんどん新しいアプリが増え、必要なアプリを見つけにくくなるという声もあります。
現時点で、kintoneにはアプリの配置場所や順番を変更する機能がありません。そのため新しいアプリが追加されると、使用頻度に関係なく古いアプリは押し下げられてしまいます。
スペースを活用してアプリをまとめ、サブのホーム画面のように使うこともできますが、使わないアプリは定期的に削除し、整理を心掛けましょう。
プログラミングの知識と経験があれば、業務内容に合わせて細かくカスタマイズしたアプリを作れるため、無駄なアプリを増やさなくて済みます。自社開発が難しい場合は、kintone開発を得意とする外部のプロに任せるのも一つの方法です。
ストレージ容量が少ない
ストレージ容量は、どのプランでも1ユーザーあたり5GBとなっています。5GBでは足りないと感じる企業もあるでしょう。例えば営業活動で用いるカタログや提案資料といったデータを大量に保管するとなれば、すぐに容量を使い切ってしまうおそれがあります。
容量オーバーになると、一定期間後に使用停止になってしまいます。容量の上限に近づいている通知が届いたら、使用量を減らすか、ストレージ容量の増設で対処しましょう。容量は10GB単位で購入でき、最大10TBまで追加可能です。
対応していない関数・数式がある
kintoneには計算ツールがありますが、対応していない関数や数式もあります。Excelなどの複数の計算式・関数で動くデータを使っている企業だと、対応していない関数や数式のあるkintoneに不満を感じるかもしれません。
この問題は、プラグインの活用で解消できる可能性があります。また、kintoneではアップデートも繰り返されています。2020年1月のアップデートでは、IF関数やAND/OR/NOT関数などに対応しました。アップデートにより、今後も使える関数や数式は増えていくと期待されます。
サポートが十分ではない
kintone公式のサポート体制が不十分だと不満を持つユーザーもみられます。直感的な操作ができるkintoneですが、マニュアルがないと使い方がわかりにくいと感じるユーザーもいるでしょう。
そのため、UIの改善やマニュアルを充実させてほしい、気軽に相談できるチャットサポートを導入してほしいといった要望が寄せられているようです。
ほかにも、サポートやドキュメントに関しては以下の不満・改善の要望が挙げられています。
- 公式のドキュメントが見づらくて、情報にたどり着けない
- Tipsでは情報が足りない
- 動画コンテンツだと検索しにくい
公式サイトで閲覧できるドキュメントが見づらいために、知りたい情報までたどり着けないケースもあるようです。また、Tipsも公開していますが、その情報量が少なく、マニュアルをもっと充実させてほしいという意見もあります。
ヘルプページには、動画コンテンツが用意されています。動画でわかりやすく説明されている点はメリットですが、欲しい情報にたどり着くまでに時間がかかり、使いにくいといった意見もあります。
運用中の環境でカスタマイズを検証できない
より複雑な処理ができるアプリにカスタマイズする場合、運用中のアプリではなくテスト用の環境で検証を行えるのが理想です。しかし、現状では運用中のアプリに実装して検証するしかありません。
この問題に対しては、既存のアプリをコピーし、それをベースに新しいアプリを作って検証するといった対策が考えられます。開発用のスペースを作り、そこに検証用アプリを構築すれば、本アプリの運用に支障なく検証を進められるでしょう。
現場の声を取り入れて開発されていない
kintoneの導入失敗談には、システム自体のほか、社内で現場の視点に立った開発が行われていないことが原因のケースもあります。
例えば、いろいろな視点から分析できるように、収集データの項目を多数追加したとします。その結果、何度も画面を切り替えながらデータを入力したり、情報を参照するために別のアプリを開いたりしなければならなくなっていたケースがありました。このような手間がかかっては、業務効率化につながりません。
アプリを作成する際には、目的を明確にした上で、実際に使うスタッフがわかりやすく、使いやすいアプリを作成することが重要といえます。
kintoneを円滑に運用するためのポイント
kintoneは、利用者によっては使いにくさを感じるケースもありますが、円滑に運用するためのポイントを押さえれば、業務改善に有効なツールです。具体的にどのようなポイントを押さえて運用すればいいのか、確認していきましょう。
データベースの設計に関して最低限の知識を学んでおく
データベースの設計に詳しくない方でもアプリを作成できる点がkintoneのメリットですが、デメリットになることもあります。知識がないままアプリを構築した場合に考えられるリスクは、次のようなものです。
- マスターデータの適切な切り出しが行われず、kintone内でデータが重複する
- 数値データを文字列にしてしまい、計算処理に支障が生じる
- アプリで管理すべきデータをテーブルで作成して、集計や連携ができない
- 各データにキー情報がなく、連携や参照ができない
これらのリスクを回避するには、アプリ作成者がデータベースの設計に関する基礎知識を最低限身につけておく必要があります。
プラグインやJavaScriptのカスタマイズで機能を拡張する
kintoneの機能は、CSSを使ったプラグインやJavaScriptで拡張可能です。機能を拡張すれば活用範囲が広がり、さらに効率的に業務を行えるようになります。
プラグインは無料のものから有料のものまであります。無料のプラグインだけでも多くの種類があるので、必要なものがあれば導入してみましょう。
有料プラグインは、無料のものと比べてサポートが充実しているものも多く、後任への引き継ぎやkintoneの仕様変更などがあった場合も対応しやすいメリットがあります。
JavaScriptなら自社のニーズにマッチしたカスタマイズが可能です。自社内でカスタマイズができれば、コスト面でもメリットがあります。JavaScriptを扱える人材が社内にいない場合、一から育成するのも方法ですが、コストや時間を考えると外部に依頼するのも手です。
利用者の意見を取り入れて改修を繰り返す
kintoneを使った業務アプリの作成で避けたいのは、現場の利用者のことを考慮せずに作成することです。管理者目線で作ってしまうと、実際にアプリを使う人にとっては使いにくいものになってしまいます。
それを防ぐためにも、実際にアプリを使うスタッフの意見は積極的に取り入れ、その声を活かして改修を繰り返しましょう。
実際の利用者からは、管理者では思い浮かばない案をもらえる可能性があります。改修後には実際にアプリを使ってもらい、フィードバックをもらい、次の改善に活かしていきましょう。
＞kintoneの基本的な使い方を徹底解説！上手に活用して企業の生産性向上を
アプリを適正に管理する
同じアプリにすべての情報を入れてしまうと、情報が多すぎて逆に使いにくくなります。そのため、一つのアプリに入れる情報は分けるようにしましょう。
アプリが分かれると別のアプリを見なければならない手間が生じたり、どこから見ればいいのかわからなくなったりしそうですが、どのような情報がまとめられたアプリなのかがはっきりしていれば、必要なアプリを開いてすぐに情報を参照できます。
例えば案件管理アプリで発注管理もできれば便利ですが、発注番号や発注先などフィールドがどんどん増えてしまいす。それなら発注用にアプリを別に作り、案件管理に関連するレコードによって発注状況を表示できるほうが使いやすくなります。
kintoneはアプリが増えると探しにくくなる点がデメリットですが、この問題に対しては、ポータルやスペース、ブックマーク、お気に入りなどの機能の活用が有効です。よく使うアプリを探しやすいように、これらの機能を上手く活用しましょう。
現場の声に耳を傾けた開発をする
使いにくいアプリは、どんなに優れていても現場に受け入れられにくいものです。利用者にとって使いやすいアプリを開発できるように、定期的にアンケートやヒアリングを行いましょう。現場の声を聞くことで、アプリの問題点や課題が見えてくるはずです。
必要な入力項目を削るのは難しかったとしても、レイアウトを見直したり、効率のよい入力手順へ変更したりすることで、使いやすさは飛躍的に向上する可能性があります。
アプリを効率よく使ってもらうためには、入力手順のマニュアルを作って社内で配布するのもよいでしょう。
kintoneのスペシャリストに頼る
知識がない状態で運用すると、未熟な設計のデータベースとなってしまう可能性があります。kintoneを活用して業務改善を図りたいのであれば、kintoneのスペシャリストに頼ってみましょう。プロの手にかかれば、kintoneの運用における課題や問題点が明確になり、すぐに解決できるかもしれません。
クラウドラボでは、kintoneの伴走支援を行っています。初めてkintoneを利用する方や使い方がわからない方のために、コツやノウハウを伝授いたします。お客様が抱える業務課題に応じてアプリ構築デザインや、要望を叶えるアプリ開発、開発カスタマイズなどにも対応可能です。
kintoneが使いにくいと言われないように運用しよう
kintoneには、一部のUIが見づらい、データの自動連携が難しいなど、使いにくさを感じる部分もあります。システム自体の問題ではなく、利用者目線に立っていないアプリが作成され、使いづらくなっているケースもあるようです。
せっかく導入したkintoneが使いにくいと思われないように、今回紹介したポイントに注意して円滑な運用を目指しましょう。
自社だけで問題や課題の解決が難しいときは、クラウドラボの伴走支援や開発・カスタマイズの利用もご検討ください。kintoneのスペシャリストがアプリ構築のアドバイスや操作のレクチャー、初期導入のアプリ構築などさまざまな面からサポートいたします。