kintoneでガントチャートを作ろう！工程管理の業務効率化
kintoneのガントチャートを使った工程管理は、タスク管理やプロジェクト管理、エクセルによって起きていたデメリットを一括で解消できます。
この記事では、より効果的にkintoneのガントチャートを使いこなすための考え方とプラグインについて紹介します。プロジェクトを効率よく成功へ導くヒントになれば幸いです。
直接オンラインで教えてくれた方が簡単という方はこちらからお申込みください！
kintone認定資格保有者が丁寧に解説させていただきます。
（kintone導入をすぐには検討していない方もお気軽にお問合せください）
kintoneで工程管理をガントチャート化したい理由
kintoneで工程プロジェクトの成功には工程管理が欠かせません。しかし、各工程のタスク管理を個人で行ってしまうと、全体の進捗状況が把握しにくく、スケジュールの遅れに気付きにくいというデメリットがあります。
このようなデメリットを回避するには、kintoneのガントチャートを使った工程管理が有効です。
ほかのプロジェクト管理アプリやエクセルを使ったガントチャートとkintoneのガントチャートはどう違うのでしょうか。まずはkintoneによるガントチャート化の必要性、有効性についてみていきましょう。
タスク管理だけでは工程管理は難しい
タスク管理をするときは、タスクごとの期日管理とともにプロジェクト全体のスケジュール（工程）管理・調整が必要です。
タスクには、一つが終わらなければ次のタスクに進められないタイプと、それぞれが独立しており同時進行が可能なタイプの大きく2つのタイプがあります。
一つずつ順に進めていくタイプのタスクの場合、最初の工程に遅れが生じると残りのタスクすべてに影響が出てしまいます。 しかし、タスク管理だけでは作業の流れの中で遅れが出ているのか気付きにくいです。
早い段階でプロジェクト全体のスケジュールを調整できないと、最終的な納期に間に合わなくなるかもしれません。そのため、シンプルなタスク管理だけでは工程管理は難しいと言えます。
プロジェクト管理アプリだけではスケジュールが管理できない
プロジェクトの体制やスケジュール、その対応状況を管理するのがプロジェクト管理アプリです。
プロジェクト管理アプリはステータスや細かい工程ごとの状況をリアルタイムでチェックできるため、進捗状況の管理に活用できます。しかし、担当者一人ひとりのToDoまでは管理できません。
ToDoは担当者が各自で管理しなければならず、プロジェクト全体の状況を把握するには、各自で管理している情報をまとめ、可視化する手間と時間がかかってしまいます。よって、プロジェクト管理アプリだけではToDo管理の面で不十分に感じることがあるでしょう。
エクセルでのガントチャートのデメリット
ガントチャート自体はエクセルで作成できるため実際にプロジェクト管理をエクセルで行っている企業も少なくありません。しかし、エクセルのガントチャートにはデメリットがあります。
エクセルのガントチャートでは、規模や性質の異なるタスクすべてに優先順位をつけながら管理するのに苦労するというお悩みを聞きます。プロジェクト進行をいつでもどこでも、リアルタイムに更新できないからです。
- ファイルを同期できないため複数人が同時に入力できない
- スマホやタブレットでは使いにくい
エクセルと同様の機能を持つスプレットシートであれば、複数人で同時に閲覧や入力ができます。ただし、スプレッドシートでのプロジェクト管理はアクセス権限の設定を間違えて情報漏えいにつながる事故も少なくありません。
エクセルやスプレッドシートでガントチャートを作成することも可能ですが、専用ツールを使ったほうが効率的です。
kintoneのガントチャートプラグイン
kintoneでは、簡単に機能の追加・カスタマイズができるプラグインを利用して、工程管理のガントチャート化が可能です。ガントチャートプラグインを使えば、一つの画面にガントチャートだけでなくタスク一覧も表示できるのがメリットです。
プラグインには、無料のものと有料のものがあります。それぞれの特徴をみていきましょう。
無料プラグイン
kintoneのガントチャート作成を支援する無料プラグインを2つ紹介します。
cybozu developer network
cybozu developer networkで公開しているガントチャートプラグインを使えば、レコードデータからガントチャートを作成できます。
画像引用元：cybozu developer network 公式（https://developer.cybozu.io/hc/ja/articles/203716110-ガントチャートプラグイン）
cybozu developer networkはすでにkintoneで利用しているアプリにも適用可能です。
設定画面から大項目・小項目・開始日時・終了日時など、ガントチャートに表示させたいフィールドを設定していきます。
色の指定はもちろん、色数に制限がないため、進捗のステータスごとや担当者ごとに色を分けるといった使い方も可能です。
タスクの詳細を確認するために画面を切り替える必要がないので、スムーズに進捗を確認できます。
日程・工程・稼働表作成プラグイン
もし、複数の案件が同時並行している場合、タスクごとにまとめて表示されているほうが見やすいでしょう。そんな時にkintoneへ組み込むと便利なのが「日程・工程・稼働表作成プラグイン」です。
画像引用元：TIS 公式（https://www.tis2010.jp/ganttchart/）
日程・工程・稼働表作成プラグインは、タスクの開始日と終了日、ガントチャート上で表示させるタスク名を指定するだけで設定が完了する、とてもシンプルなつくりです。各タスクはドラッグ＆ドロップで移動できるため、タスクの調整も簡単に行えます。
ただし、表示位置の調整はできません。ガントチャートプラグインのように、上から順番に階段状に表示したい場合には向かないので注意しましょう。
有料プラグイン
「KOUTEI」は、kintoneのサブテーブルをガントチャートで表示させる有料プラグインです。
画像引用元：kintone 公式（https://kintone-sol.cybozu.co.jp/integrate/arces001.html）
ドラッグとドロップ操作でタスクの移動や変更ができるため、全体のタスクを見ながら直感的にスケジュール調整ができます。
また、タスクをクリックすると詳細がポップアップ表示され、すべての情報をガントチャート上で編集可能です。 任意の場所にタスクを追加したい時やタスク自体の削除も画面移動せずガントチャート上で行えるため、作業効率もアップします。
未着手や未完了のタスクをアラート表示する機能もあり、見落としの防止に役立つプラグインです。
kintoneのガントチャートを使ってスケジュール管理をしよう
kintoneのガントチャートがスムーズな工程管理のために解決できる課題を紹介しました。
- タスク管理によるプロジェクトの停滞を防げる
- プロジェクト管理アプリでToDoが見えない状態を改善できる
- エクセルによる更新の不便さを解消できる
kintoneなら、スマホやタブレットでも更新できて、リアルタイムかつ漏れなくスケジュール管理ができます。タスク管理やプロジェクト管理アプリにより起きていたプロジェクトの停滞やToDo管理の煩雑化が解消できます。
スケジュール（工程）管理の効率化を図りたいと考えているなら、kintoneの利用を検討してみてください。